會務(wù)活動策劃公司給大家整理出一些關(guān)于高峰論壇活動執(zhí)行中需要注意的一些小細(xì)節(jié)，提醒我們一場高峰論壇活動的成功舉辦，不僅需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，全局的策劃統(tǒng)籌，還需要在活動執(zhí)行方面花費(fèi)功夫?；顒訄?zhí)行的過程能夠順利圓滿，一場高峰論壇活動也就成功了一大半。

       1、在高峰論壇活動開始之前，全局性的總體策劃還是得做，以及高峰論壇活動進(jìn)程“時間進(jìn)度表”。

       2、高峰論壇活動開始時參與報到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料。如果與會代表是要交會務(wù)費(fèi)的，還得注意做好收取會務(wù)費(fèi)的任務(wù)。

       3、如果高峰論壇活動形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，這時候需要與印刷廠商協(xié)商處理）。

       4、取得高峰論壇活動承辦方開出的可提供的服務(wù)項目表，針對所需的服務(wù)與高峰論壇活動承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。

       5、制定高峰論壇活動日程表和會議演講稿及相關(guān)報告內(nèi)容，如果高峰論壇活動內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告之高峰論壇活動承辦方，請他們協(xié)助制定。

       6、正式高峰論壇活動開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬無一失。

       7、在有了高峰論壇活動承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據(jù)“時間進(jìn)度表”進(jìn)行及時的詢問，落實計劃的進(jìn)度。

       8、報到結(jié)束后，及時通知高峰論壇活動承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時與酒店協(xié)商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

       9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認(rèn)各單位與會代表人數(shù)。

       10、制定與高峰論壇活動的總目標(biāo)相一致財務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會議結(jié)束時一并解清。

       11、論壇活動結(jié)束后，根據(jù)實際情況做出此次會議的總結(jié)報告，備檔。

       12、與高峰論壇活動承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

       13、做好論壇活動期間的協(xié)調(diào)工作。　　

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